Loại hình văn phòng ảo rất phù hợp nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

Theo báo cáo hồi cuối quý III/2009 của công ty bất động sản Savills Việt Nam sẽ có khoảng 1 triệu m2 diện tích văn phòng ở TP.HCM được hoàn thành trong vài năm tới. Nguồn cung trong tương lai sẽ tiếp tục tập trung vào khu vực Quận 1, chiếm hơn 60%. Bên cạnh đó, với giá thuê văn phòng giảm, nhu cầu thuê văn phòng có thể sẽ phục hồi trong năm 2010. Song điều này dường như không ảnh hưởng đến các doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo.

Chị Nguyễn Thị Kim Cúc, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Incomnet (G-Office) ở TP.HCM, chuyên kinh doanh văn phòng ảo, cho hay: “Giá thuê văn phòng có giảm nhưng vẫn cao so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong khi số lượng doanh nghiệp này tại Việt Nam không ngừng gia tăng nên mô hình văn phòng ảo rất phù hợp”.

Chuyên nghiệp ngay từ đầu

Mô hình văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới đã hơn 20 năm, nhưng ở Việt Nam, nó mới chỉ chính thức được biết đến từ năm 2006. Song dù ở đâu và vào thời điểm nào, để đầu tư kinh doanh mô hình văn phòng ảo, những yếu tố chính luôn là vị thế văn phòng, công nghệ và đội ngũ nhân viên.

Vị trí thuê văn phòng là quan trọng nhất. “Phải có những vị trí ở khu vực trung tâm để cho thuê. Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có khả năng thuê tại những vị trí này mới tìm đến mình”, đại diện Công ty Giải pháp Thông minh (TP.HCM), cho hay.

Hiện giá thuê văn phòng hạng A tại TP.HCM tính đến hết quý III/2009 là khoảng 60 USD/m2/tháng. Nếu doanh nghiệp định thuê văn phòng có diện tích 300 m2 thì phải chi 18.000 USD/tháng. Trong khi đó, với 300 m2, văn phòng ảo sẽ phục vụ được hơn 300 khách hàng.

Ngoài ra, việc đầu tư công nghệ thông tin như phòng họp truyền hình (hỗ trợ trong các cuộc họp quốc tế), hệ thống máy fax, điện thoại... cũng rất cần thiết. Bởi khi đến văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc mang theo máy tính xách tay, còn lại mọi thứ đã được công ty chuẩn bị sẵn.

Đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố đóng góp cho thành công của doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Các nhân viên sẽ được phân chia vào các bộ phận: lễ tân, nhận fax, email... của từng khách hàng khác nhau. Ngoài ra, văn phòng ảo còn có bộ phận kế toán báo cáo thuế, bộ phận kỹ thuật phục vụ các yêu cầu kỹ thuật công nghệ.

Đầu tư kỹ lưỡng, chuyên nghiệp là thế nhưng bài toán kinh doanh và thu lời cũng không đơn giản.

Lợi nhuận chậm mà chắc

Thông thường, các dịch vụ trong kinh doanh văn phòng ảo sẽ được chia thành các gói cước với các mức phí khác nhau, phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Còn lợi nhuận thu được từ loại hình này tùy thuộc vào lượng khách mà doanh nghiệp có. Tuy nhiên theo chị Cúc, G-Office, lợi nhuận sẽ có khi lượng khách được kha khá. Như doanh nghiệp chị khi có chừng 300 khách thì bắt đầu tính đến lợi nhuận. Hiện G-Office có hơn 500 khách hàng trên diện tích 500 m2. Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của Công ty dao động trong khoảng 10-15%.

Cùng ý kiến với chị Cúc, giám đốc một doanh nghiệp cho thuê văn phòng ảo (không muốn nêu tên) tại TP.HCM, cho hay, để thu hút khách, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức ưu đãi, khuyến mãi khác nhau như tư vấn lập website, thành lập văn phòng ở nước ngoài...

Tuy nhiên, gần đây một số vấn đề pháp lý nảy sinh liên quan đến văn phòng ảo khiến nhiều doanh nghiệp kinh doanh loại hình này khá bức xúc. Đến nay, không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Nghĩa là loại hình này được hoạt động bình thường. Thế nhưng, các cơ quan chức năng vẫn chưa đưa ra khung pháp lý cho loại hình này.

Chị Cúc, G-Office, cho biết: “Hiện các doanh nghiệp nước ngoài đã vào Việt Nam kinh doanh loại hình này. Thực tế là họ có kinh nghiệm và ưu thế hơn so với doanh nghiệp trong nước. Nếu Chính phủ nhanh chóng đưa ra các quy định phù hợp, doanh nghiệp nội có thêm ưu thế trên sân nhà”.